Beispielprojekte
Was passiert,
wenn wir anfangen.
Drei Branchen. Drei konkrete Probleme. Drei Automationen, die heute laufen — und die sich innerhalb weniger Monate amortisiert haben.
Typische Projektergebnisse · Firmennamen anonymisiert
14 Stunden Belegchaos pro Woche — auf null.
Ausgangslage
Eine mittelgroße Kanzlei im Rhein-Main-Gebiet. Mandanten schicken Belege per E-Mail, WhatsApp-Foto und Post. Eine Vollzeitkraft verbringt mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, alles zu sortieren, umzubenennen und in die DATEV-Ablage zu verschieben. Zur Steuersaison bricht das System zusammen.
Das Problem
Täglich kommen Belege aus vier verschiedenen Kanälen. Kein einheitliches Format, keine Struktur. Im schlimmsten Fall fehlt einem Mandanten ein Beleg — und niemand weiß, ob er irgendwann mal eingegangen ist.
Die Lösung
n8n überwacht alle Eingangskanäle parallel. OCR liest Datum, Betrag und Lieferant aus jedem Dokument. Eine AI kategorisiert den Beleg nach Mandant und Belegart und legt ihn automatisch in der richtigen DATEV-Ordnerstruktur ab. Ausnahmen, die das System nicht sicher zuordnen kann, werden für die manuelle Prüfung markiert — nicht ignoriert.
Ergebnisse
14h
pro Woche gespart
−87%
Fehlerquote bei Ablage
0
Überstunden in der Steuersaison
Mandantenanfragen: von 28 Stunden auf 90 Minuten.
Ausgangslage
Eine Kanzlei für Arbeitsrecht und Vertragsrecht in Frankfurt. Täglich 40–60 eingehende E-Mails, keine automatische Priorisierung. Fristsachen stehen gleichauf mit allgemeinen Rückfragen. Zwei Sekretärinnen verbringen täglich drei Stunden damit, Mails zu sichten, zuzuordnen und weiterzuleiten.
Das Problem
Eine übersehene Frist kann existenzielle Konsequenzen haben — für den Mandanten und für die Kanzlei. Gleichzeitig blockiert der E-Mail-Berg qualifizierte Mitarbeiter bei ihrer eigentlichen Arbeit.
Die Lösung
Jede eingehende E-Mail wird automatisch klassifiziert: Dringlichkeit, Rechtsgebiet, bekannter Mandant oder Neuanfrage. Fristsachen lösen sofort eine Push-Benachrichtigung an den zuständigen Anwalt aus. Für Standardanfragen generiert die AI einen Erst-Antwort-Entwurf zur Freigabe. Der Rest landet priorisiert sortiert in der Inbox — kein manuelles Sichten mehr.
Ergebnisse
90 Min.
ø Erstantwortzeit (vorher 28h)
6h
täglich zurückgewonnen
0
übersehene Fristen seit Go-Live
Kein Auftrag mehr verloren. WhatsApp macht jetzt den Job.
Ausgangslage
Ein SHK-Betrieb im Westerwald. 80% der Kundenanfragen kommen über WhatsApp. Der Inhaber liest zwischen Baustelle und Lager — und antwortet zu spät oder gar nicht. Angebote dauern zwei bis drei Werktage. Die Konkurrenz antwortet schneller.
Das Problem
Handwerker haben keinen Sekretariat-Puffer. Anfragen gehen unter, Kunden springen ab. Ein verpasster Auftrag ist nicht nur ein entgangener Umsatz — er ist auch ein verlorener Stammkunde.
Die Lösung
Eingehende WhatsApp-Nachrichten werden automatisch erfasst. Eine AI stellt die wichtigsten Rückfragen (Adresse, Art der Arbeit, Dringlichkeit), erstellt auf Basis der Unternehmens-Preisliste einen Angebotsentwurf und schlägt drei freie Termine aus dem Kalender vor. Der Inhaber prüft den Entwurf und bestätigt mit einem Klick — oder korrigiert in 2 Minuten.
Ergebnisse
< 5 Min.
Erstantwort, 24/7
3 Tage → 4h
Angebotserstellung
+23%
Auftragsabschlussrate
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet
dich Zeit?
30 Minuten Erstgespräch. Wir schauen uns deinen konkreten Prozess an und zeigen dir, was davon automatisierbar ist — und was es bringt.